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39 maneiras de aumentar sua produtividade no trabalho

Este artigo detalhado orienta você sobre maneiras de aumentar sua produtividade no trabalho. Ser mais produtivo no ambiente de trabalho implica ser o melhor que você pode ser naquilo que faz, ser metódico, ser sistemático, estar bem preparado, ser organizado, priorizar, trabalhar de maneira mais inteligente e fazer o que precisa ser feito em tempo hábil.

Quando você está trabalhando de maneira eficiente, é possível fazer mais e melhor trabalho em menos tempo ou dentro do tempo disponível para executar uma tarefa específica.

As dicas sólidas descritas neste artigo ajudarão você a melhorar sua produtividade, aumentar seu desempenho e obter mais resultados no trabalho.

Você pode rapidamente percorrer todas as 39 dicas de produtividade no índice abaixo e clicar em qualquer dica para ler mais detalhes. Por favor, aproveite a leitura. Obrigado.

ÍNDICE

  1. Decida ser produtivo / adotar uma mentalidade de produtividade
  2. Prepare uma lista de tarefas
  3. Priorize suas tarefas
  4. Bloqueie o tempo no seu calendário / horário
  5. Divida as grandes tarefas em componentes menores
  6. Definir prazos anteriores
  7. Monitore / meça seu progresso regularmente
  8. Estabelecer uma rotina diária
  9. Faça pausas curtas
  10. Evite distrações e desperdiçadores de tempo
  11. Faça uma coisa de cada vez / evite multitarefa
  12. Definir metas, marcos e cronogramas
  13. Comunicar efetivamente
  14. Tenha uma atitude / perspectiva positiva
  15. Não se comprometa demais
  16. Melhorar processos, eficiências e ferramentas
  17. Prepare e planeje com antecedência
  18. Faça backup de seu trabalho regularmente
  19. Conheça o seu ciclo de produtividade
  20. Organize-se
  21. Seja bem descansado / cuide-se bem
  22. Delegação efetiva
  23. Evite a procrastinação
  24. Tempo você mesmo
  25. Planeje bem suas reuniões
  26. Peça esclarecimentos, feedback e ajuda
  27. Personalize e decore sua área de trabalho / estação de trabalho
  28. Adote uma boa postura
  29. Melhorar suas habilidades
  30. Estude e aprenda com outras pessoas produtivas
  31. Pratique a arte de seguir
  32. Use seu tempo de deslocamento para seu benefício
  33. Crie listas de verificação
  34. Termine o que você começou
  35. Entenda a grande figura
  36. Melhore seu foco e concentração
  37. Praticar gestão de risco
  38. Recompense-se por atingir grandes objetivos
  39. Refletir sobre o que você fez no final de cada dia

 

1. Decida ser produtivo / adotar uma mentalidade de produtividade

O primeiro passo em sua jornada em direção à produtividade é decidir que você quer ser mais produtivo do que você é atualmente.

Dê uma olhada para dentro ou auto-avaliação e faça a si mesmo duas perguntas críticas: qual é o meu nível atual de desempenho e qual nível de desempenho eu aspiro ou quero ser?

Além disso, identifique os fatores que têm impedido sua produtividade e resolva superá-los.

Os assassinos de produtividade no local de trabalho incluem o seguinte: subestimar o tempo necessário para completar tarefas, sobrecarregar sua lista de tarefas ou tentar fazer muito em um dia, procrastinar, distrações, desorganização e interrupções frequentes.

Seu histórico de eficiência no trabalho e no nível de diligência pode ajudar você a se posicionar para promoções de emprego, progresso na carreira ou mesmo em busca de um novo emprego.

 

2. Prepare uma lista de tarefas

No final de cada dia, reserve alguns minutos para preparar uma lista de itens específicos para trabalhar no dia seguinte. Esta prática estabelece um roteiro para o que você quer fazer ou realizar diariamente.

Mentalmente anote ou estime quanto tempo cada tarefa deve levar e a que horas você deseja que a tarefa seja executada.

Anotar tudo o que você precisa fazer ajuda você a administrar seu tempo e salvaguardas contra uma atividade que está sendo esquecida.

Uma lista de tarefas pode ser uma lista eletrônica ou de papel.

No início de cada dia, revise sua lista para refrescar sua memória. Além disso, observe sua lista em intervalos específicos ao longo do dia para garantir que nada seja ignorado.

Marque, risque ou exclua itens quando você os completar.

No final do dia, reequilibre sua lista de tarefas removendo os itens concluídos e adicionando novos itens.

Se você não puder preparar sua lista de tarefas no final do dia, também poderá prepará-la logo de manhã, quando chegar ao trabalho. 

3. Priorize suas tarefas

A próxima etapa lógica após preparar uma lista de tarefas é priorizar as tarefas .

A priorização pode ser baseada em critérios específicos, como urgência, importância e dependências de fluxo de trabalho, em que uma equipe não pode iniciar suas tarefas até que você conclua sua parte.

Pode ser desafiador decidir como, quando e o que priorizar, porque tudo parece urgente com vários prazos competitivos.

É ainda mais desafiador fazer malabarismo com as prioridades da equipe, pois os membros individuais da equipe não apenas precisam priorizar seu trabalho individual, mas também equilibrar as prioridades da equipe.

Um exercício de priorização pode começar identificando o que precisa ser feito o mais rápido possível, por quem, por quando, quais recursos estão disponíveis e qual é o valor de realizar a tarefa.

Alguns dos fatores a serem levados em consideração ao priorizar tarefas incluem o seguinte:

  • O que tem que ser endereçado imediatamente?
  • Quais são as implicações ou conseqüências de não completar a tarefa?
  • Quão grande é a tarefa?
  • Quanto tempo levará para completar a tarefa?
  • Quanto tempo está disponível para concluir a tarefa?

Suas respostas às perguntas acima ajudarão você a classificar a tarefa como escala de prioridade alta, média ou baixa, em que os itens de alta prioridade precisariam ser tratados imediatamente.

Também é uma boa ideia sincronizar as prioridades com o seu chefe e, além disso, redefinir novamente sua lista de tarefas ao concluir as tarefas ou alterar as circunstâncias. 

4. Bloqueie o tempo no seu calendário / horário

Um método simples para garantir que você tenha tempo de qualidade para trabalhar em suas tarefas é agendar blocos de trabalho em seu calendário.

São blocos de tempo em que outras pessoas não podem agendar outras atividades para você, como reuniões.

Reservar blocos de trabalho no seu calendário ajuda você a proteger seu tempo. Ele libera você para se concentrar em suas tarefas ou projetos e permite controlar seu dia de trabalho em vez de reagir ao que os outros agendam para você.

Ao programar o horário de trabalho em seu calendário, estime quanto tempo levará para concluir uma tarefa e também anote a tarefa específica em que você deseja trabalhar durante esse período de tempo.

Você também pode bloquear o tempo para ler e responder a e-mails.

 

5. Divida as grandes tarefas em componentes menores

Quando você tem um grande projeto ou tarefa para concluir, pode ser complicado pensar em como concluí-lo. Isso pode até causar inércia e levar à procrastinação ou atrasar o início da tarefa.

Uma estratégia eficaz é decompor uma tarefa grande em atividades menores que podem ser tratadas uma de cada vez.

Ao lidar com uma série de pequenas atividades, ela acabará levando à conclusão de uma grande tarefa, por exemplo, dividindo um relatório em pequenas subseções e, em seguida, completando uma subseção de cada vez e, no final, você concluirá todo o relatório.

 

6. Definir prazos anteriores

Prazos criam urgência. Mova seus prazos pessoais para a frente, para que você tenha o objetivo de concluir as tarefas antes dos prazos normais.

Em outras palavras, crie seus próprios prazos iniciais. Quando você procura e supera seus prazos iniciais, ajuda a reduzir o estresse e lhe dá mais tranquilidade.

Da mesma forma aumenta a sua confiança. Quanto mais você cumprir os prazos, mais aumenta sua confiança em cumprir outros prazos.

A conclusão de tarefas antes dos prazos dá a você tempo para revisar seu trabalho, corrigir erros e enviar ou fornecer resultados de boa qualidade e libera seu tempo para passar para outros projetos.

Além disso, quando você cumpre constantemente os prazos, estabelece sua credibilidade e confiabilidade no local de trabalho e as pessoas sabem que podem contar com você.

 

7. Monitore / meça seu progresso regularmente

Rastreie ativamente sua produtividade medindo seu desempenho em períodos específicos .

Monitorar seu progresso ajuda você a saber se está ou não se aproximando de seus objetivos, metas ou objetivos.

Escolha intervalos específicos quando puder olhar para trás e ver até onde você foi e quanto terreno resta para cobrir. Isso pode implicar a medição de suas metas diárias, semanais, mensais, trimestrais ou anuais.

Pense nos desafios, falhas e sucesso que você alcançou ao longo do caminho. Todos estes fornecem oportunidades de auto-reflexão e melhoria.

Aqui estão algumas perguntas a serem feitas ao acompanhar seu progresso:

  • O que você planejou fazer?
  • O que você fez até agora?
  • O que você não fez?
  • Por que você não fez isso?
  • Onde você achou que estaria neste momento?
  • Quais desafios você encontrou?
  • Quais correções ou ajustes você fez ao longo do caminho?
  • O que você realizou?
  • O que você quer realizar a seguir?
  • Como você pode melhorar seu desempenho?
  • Como você pode melhorar a qualidade no local de trabalho?

No mínimo, é uma boa ideia acompanhar o progresso do seu trabalho semanalmente.

Revise o que você realizou durante a semana, faça as correções ou ajustes necessários em seus métodos, táticas ou estratégias e avance para abraçar a semana seguinte com foco e energia renovados.

8. Estabelecer uma rotina diária

Você pode pensar em uma rotina semelhante à preparação de uma receita. A primeira vez que você prepara uma receita, pode ser um sucesso ou um fracasso.

Seus resultados reais podem ou não ser semelhantes ao resultado pretendido, no entanto, quanto mais você pratica o trabalho na receita, melhor você se torna nisso.

Com o tempo, você faz melhorias até chegar a um ponto em que pode até adicionar suas próprias reviravoltas e criatividade para levar a receita a um novo patamar. Em outras palavras, você o transforma em uma receita personalizada, em vez de uma receita de mercado de massa.

Da mesma forma, o processo de fazer e seguir uma rotina diária começa identificando o que você quer fazer em um determinado dia e sequenciando um conjunto de etapas para você passar o dia.

Então você continua repetindo o mesmo padrão a cada dia enquanto faz melhorias, correções e ajustes ao longo do caminho ou se adapta dependendo das circunstâncias.

Uma rotina diária típica implica o tempo que você acorda, se prepara para o dia, sai para o trabalho, chega ao trabalho e começa a fazer o seu trabalho, pausa e almoça, continua trabalhando, termina o trabalho, se prepara para o dia seguinte, volta para casa, preparando-se para a noite, dormindo e repetindo o processo novamente no dia seguinte.

Ter uma rotina diária ajuda das seguintes maneiras:

  • Ele age como uma bússola para guiá-lo ao longo do dia.
  • Isso ajuda você a se preparar rapidamente para o dia.
  • Ele traça um caminho familiar que reduz a incerteza.
  • Isso facilita a execução do dia por meio de um padrão de execução de etapas repetíveis.
  • Isso ajuda você a voltar aos trilhos quando cair.
  • Oferece oportunidades para fazer pequenas melhorias todos os dias, o que pode aumentar com o tempo.
  • Ele ajuda você a identificar caminhos de falhas comuns e evitar problemas antes que eles ocorram.
  • Torna mais fácil estabelecer-se rapidamente no dia.
  • Isso ajuda a criar impulso e produtividade à medida que você realiza uma tarefa após a outra.

 

9. Faça pausas curtas

Uma maneira eficaz de aumentar sua produtividade no trabalho é fazer pequenas pausas.

No mínimo, tente fazer pelo menos duas pequenas pausas durante o dia, excluindo a pausa para o almoço, ou seja, uma pequena pausa pela manhã e outra à tarde.

Pausas curtas ajudam a recarregar você, reenergizar você, aumentar sua concentração, relaxar, quebrar a monotonia, reduzir o tédio, aumentar a motivação e a produtividade e ajudar a reduzir os erros de fadiga ou exaustão.

Coisas para fazer durante os intervalos incluem dar um passeio, subir e descer um lance de escadas, tomando café ou chá, conversando com um colega, olhando lá fora, ouvindo música, alongando, atualizando as notícias, pensando, chamando um amigo, lendo e-mail pessoal e tendo pausas para o banheiro.

10. Evite distrações e desperdiçadores de tempo

Distrações abundam no local de trabalho e eles consomem tempo valioso que poderia ser gasto trabalhando em suas tarefas.

Leva tempo para refocar seu trabalho após uma interrupção.

Distrações típicas no escritório incluem mídias sociais, navegação na internet, alertas por e-mail, conversas com colegas, fofocas, telefonemas pessoais, alertas de texto, mensagens instantâneas e reuniões desnecessárias.

O primeiro passo no combate às distrações é conhecer as distrações que você frequentemente sucumbe. Depois de conhecer esses obstáculos, o próximo passo é construir metodicamente sua tolerância para que você possa resistir, ignorar, eliminar ou eliminar a distração.

Desligue o celular ou coloque-o em modo silencioso, permita que as chamadas sejam enviadas para o correio de voz e verifique suas mensagens durante as pausas programadas.

As formas de superar as distrações incluem não navegar na internet, ficar longe das mídias sociais durante os períodos produtivos, desligar sons de fundo com fones de ouvido, evitar fofocas e evitar fofoqueiros e evitar reuniões desnecessárias sempre que possível.

Deixe que os outros saibam quando você está trabalhando em um cronograma apertado ou em tarefas urgentes.

Desafie-se a seguir rigorosamente sua lista de tarefas, monitorar e lembrar-se de manter o foco na tarefa.

Quando interrompido, anote onde você estava, para que você possa retomar rapidamente a partir desse ponto após a interrupção.

Se possível, você pode se mudar para uma área privada mais silenciosa para trabalhar, gerenciar a frequência com que checa e- mails e ser mais organizado para evitar perder tempo procurando coisas na sua mesa.

11. Faça uma coisa de cada vez / evite multitarefa

Na maior medida possível, trabalhe em uma tarefa de cada vez. Ao fazer isso, você dá mais atenção à atividade, fica mais envolvida e a qualidade de sua produção final provavelmente será maior.

Depois de concluir uma tarefa, mova-se sistematicamente para outra. Você também pode organizar suas tarefas de tal forma que haja variedade ou misturar e combinar as tarefas nas quais você está trabalhando para criar excitação e quebrar a monotonia.

Ao tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo, ela sobrecarrega seu foco, energia e concentração nas diferentes tarefas. Pode levar a mais fadiga, falta de foco e resultados inconsistentes ou qualidade. Da mesma forma, pode levar mais tempo para terminar o trabalho.

12. Definir metas, marcos e cronogramas

Um objetivo implica identificar um alvo e trabalhar para ele ou trabalhar para um resultado final desejado.

Ter um objetivo claro aumenta sua motivação, motivação e determinação. Ele mantém você focado e ajuda você a trabalhar metodicamente para alcançar seus objetivos.

Os objetivos podem ser a curto e a longo prazo.

O primeiro passo na definição de metas é determinar o que você deseja alcançar, por que deseja alcançá-lo e quando.

O próximo passo é descobrir como alcançar seu objetivo. Dependendo da facilidade ou complexidade do objetivo, o processo de descoberta pode ser fácil ou difícil.

O 'como' é o plano de jogo ou roteiro para chegar ao seu destino.

Anote seus objetivos e olhe para eles regularmente para se lembrar e definir um prazo de quando você deve atingir seu objetivo.

Divida os objetivos em uma série de pequenas tarefas que, quando executadas ao longo do tempo, levarão progressivamente ao cumprimento da meta geral.

Como você vai saber que está alcançando seu objetivo? Além disso, é importante identificar marcos específicos ou orientações ao longo do caminho, o que permitirá que você saiba o progresso que está fazendo.

Em intervalos específicos, avalie o que você fez até agora versus o que precisa fazer. Avalie também o que você fez em um ponto específico no tempo versus o que você planejou ou esperou fazer naquele período de tempo.

Crie uma rotina para trabalhar com seus objetivos, como:

  • Olhando para seus objetivos em uma base regular.
  • Visualizando o resultado final.
  • Fazer uma pequena tarefa todos os dias ou regularmente que apóie sua meta ou aproxime seus objetivos.
  • Ajustando suas táticas com base no progresso e feedback.
  • Reconhecendo que haverá desafios, retrocessos e circunstâncias imprevistas ao longo do caminho e optar por permanecer firme em sua determinação para alcançar seu objetivo.
  • Voltando para trás quando você encontrar dificuldades.
  • Tornando-se um jogo onde você compete com você mesmo e se esforça para quebrar seus recordes passados ​​de realização.
  • Quebrar metas em metas diárias, semanais, mensais, trimestrais ou anuais.

De vez em quando, pense em seus objetivos de longo prazo; Não fique tão preso em atividades do dia a dia que você se esqueça de criar estratégias, por exemplo, trabalhando para uma promoção, oportunidades de crescimento na carreira e desenvolvimento profissional, ou seja, as habilidades que você quer aprender ou melhorar. 

13. Comunique-se efetivamente

Habilidades de comunicação deficientes podem afetar a produtividade no local de trabalho. A produtividade perdida pode ocorrer quando instruções e mensagens não são claras.

Mensagens pouco claras podem levar a confusão, frustração e desperdício de tempo na repetição do trabalho que foi feito da maneira errada.

Mensagens inconsistentes e falhas na comunicação no local de trabalho podem gerar ansiedade e diminuir o moral da equipe.

Uma comunicação deficiente pode causar prioridades desalinhadas, decisões, processos e expectativas pouco claros, papéis e responsabilidades pouco claros e falta de compreensão.

As chaves para se comunicar melhor no local de trabalho incluem:

  • Estar ciente do tom de comunicação.
  • Apropriadamente usando pistas não-verbais, como contato visual, expressões faciais e gestos.
  • Ouvindo atentamente.
  • Fazendo boas perguntas.
  • Parafraseando ou repetindo de volta para garantir que você tenha entendido claramente.
  • Selecionando o meio de comunicação correto e usando-o efetivamente, como verbal, e-mail, texto, telefone, videoconferência, carta, fax, mensagem instantânea, etc.
  • Buscando esclarecimento, ou seja, garantindo o alinhamento inicial para economizar tempo a jusante.
  • Fornecendo detalhes suficientes, informações adequadas ou histórico.
  • Compartilhando informações relevantes.
  • Fazer check-in regularmente: reuniões regulares pelo menos duas vezes por mês com os membros da equipe e seu chefe ajudam a realinhar e reenergizar os esforços.
  • Claramente explicando os resultados desejados, prazos e expectativas.
  • Dar aos outros tempo para se comunicar e ser ouvido sem interrompê-los ou apressá-los.
  • Estar aberto às opiniões e perspectivas dos outros.
  • Comunicar o progresso, potenciais desafios e mudanças. Comunicar bem a mudança é especialmente crítico.

Boa comunicação ajuda a trabalhar no sentido de prazos mútuos, expectativas e alcançar os resultados desejados.

Como a comunicação é uma via de mão dupla, certifique-se de que entende o que a outra parte está dizendo para ajudá-lo em sua execução.

14. Tenha uma atitude / perspectiva positiva

Sua visão geral pode influenciar sua percepção do que acontece ao seu redor e como você se relaciona com os outros.

Adotar uma atitude positiva pode ajudar a fortalecer seus relacionamentos interpessoais e ajudá-lo a se dar bem e trabalhar melhor com os outros. Quando você é uma pessoa fácil de se trabalhar, provavelmente ganhará a cooperação dos outros.

Formas de adotar uma atitude positiva incluem:

  • Ser grato.
  • Pensando positivamente sobre você.
  • Construindo confiança em suas habilidades e capacidades.
  • Fazendo um bom trabalho do qual você se orgulha.
  • Sorridente.
  • Ser gentil com os outros.
  • Usando palavras positivas, fortalecedoras e edificantes.
  • Alimentando sua mente com materiais positivos e inspiradores, como livros, músicas, vídeos etc.
  • Tendo objetivos e trabalhando para realizá-los.
  • Visualizando o que você quer realizar.
  • Ajudar os outros e retribuir.
  • Lidando com desafios com calma.
  • Não se concentrando em pensamentos negativos.
  • Perdoe a si mesmo e perdoe os outros.
  • Deixando de lado o passado.
  • Pendurado em torno de outras pessoas positivas.

15. Não se comprometa demais

Você pode fazer um número limitado ou limitado de itens dentro do tempo disponível todos os dias. Faça um balanço das suas capacidades e quanto trabalho você pode lidar confortavelmente a qualquer momento.

Quando você supera sua capacidade ou se alonga demais, outras coisas provavelmente sofrerão, como qualidade do trabalho, prazos perdidos, aumento dos níveis de estresse, fadiga, atraso, cancelamento

Quando você se overbooking você não será tão eficiente para todos que estão confiando em você. As chances são de que você vai deixar os outros para baixo no processo.

As formas de gerenciar compromissos e melhorar sua produtividade incluem o seguinte:

  • Acompanhe os seus compromissos existentes para que você tenha uma imagem clara do que está em seu prato antes de se comprometer com uma nova atividade.
  • Cultive boas habilidades de estimativa para avaliar quanto tempo levará para concluir não apenas suas tarefas atuais, mas também novas tarefas.
  • Quando abordado com um novo compromisso, sondar um pouco para entender completamente o que exatamente você é obrigado a fazer.
  • Delegar sempre que possível.
  • Decida de maneira educada e gentilmente tarefas ou atividades que se afastem de suas prioridades.
  • Trabalhe com seu chefe para ver quais compromissos podem ser re-priorizados para abrir espaço para novas tarefas.
  • Quando necessário, renegocie os prazos ou extensões de tempo para as tarefas existentes ou para novos compromissos.

16. Melhorar processos, eficiências e ferramentas

A produtividade pode ser impulsionada por meio de processos de trabalho aprimorados.

Eficiências aprimoradas ajudam a gerenciar, conservar e utilizar melhor recursos, como tempo, dinheiro e mão de obra.

Métodos de melhoria de processos e aumento da eficiência no local de trabalho incluem o seguinte:

  • Simplificar processos reduzindo ou consolidando o número de etapas necessárias para executar uma tarefa.
  • Documentar o caminho típico seguido na execução de uma atividade e soluções e alternativas de brainstorming para melhorar o processo.
  • Aprender com outras pessoas que desenvolveram métodos eficientes e melhores de executar tarefas. 
    Compartilhando as melhores práticas com os outros.
  • Adotando uma cultura de fazer melhorias incrementais.
  • Completamente redesenhando sistemas ou procedimentos que estão quebrados.
  • Identificar caminhos típicos de falha, gargalos ou pontos de estrangulamento e identificar soluções de longo prazo.
  • Criar manuais, fluxogramas, modelos, políticas ou diretrizes para ajudar os outros a aprender e seguir os processos e procedimentos operacionais padrão.

Bons processos ajudam na redução do desperdício, reduzindo o retrabalho, economizando tempo, economizando dinheiro e melhorando a consistência e melhorando a qualidade dos resultados finais.

17. Prepare e planeje com antecedência

A produtividade pode ser grandemente fortalecida por um bom planejamento e preparação. Isso ajuda a identificar o que você quer fazer e se preparar para realmente fazê-lo.

Ele permite que você esteja pronto antes de estar pronto ou pensando, antecipando e mapeando suas ações com antecedência.

Quando você toma tempo para planejar e preparar, você tem a oportunidade de pensar no que deseja realizar, como fazer e antecipar desafios e soluções. Preparar-se antecipadamente da mesma forma aumenta sua confiança.

Formas de planejamento incluem começar definindo claramente o que você deseja alcançar, quando, como alcançá-lo, o que você é capaz de alcançar dentro do tempo disponível e o que fazer quando um problema ocorre.

Formas de preparar ou se preparar incluem pesquisar, ensaiar, identificar recursos disponíveis e recursos ausentes, reunir recursos e tomar decisões ou escolher entre alternativas.

Um bom planejamento e preparação ajudam a evitar a confusão no último minuto para completar furiosamente uma tarefa que aumenta a probabilidade de cometer erros.

Sempre que possível, peça mais tempo para preparar, se necessário ou necessário.

18. Faça backup do seu trabalho regularmente

É muito desanimador trabalhar em um documento e depois soltá-lo e não ter nenhum backup.

Repetir ou refazer algo que você já fez consome tempo valioso que poderia ter sido investido em outro lugar.

Você pode perder o trabalho devido à perda de energia, perda de conexão com a Internet ou até mesmo simplesmente sobrescrevendo um arquivo no qual você trabalhou anteriormente.

Regularmente bate salvar como você trabalha em um documento. Além disso, salve importantes projetos e documentos relacionados ao trabalho na unidade compartilhada da organização, em vez de ou além de sua área de trabalho.

É provável que a maioria das organizações faça backups regulares de dados na unidade compartilhada e possa recuperar a última versão salva do seu trabalho se você acidentalmente a perder. 

19. Conheça o seu ciclo de produtividade

Diferentes pessoas são mais eficientes em vários momentos ao longo do dia. Algumas pessoas estão no pico da manhã e podem fazer um trabalho de grande volume neste momento.

Outros estão em sua capacidade máxima nas tardes, enquanto outros estão em seu auge à noite.

O ponto comum é que existem janelas diferentes de máxima eficiência ao longo do dia.

Esforce-se para agendar suas principais tarefas nos períodos de pico de produtividade para aproveitar seu ciclo natural de produtividade, ritmo ou momento - siga seu próprio fluxo.

20. Organize-se

Aumente sua produção sendo organizada. Boas habilidades de organização não só lhe dão paz de espírito, mas também economizam tempo quando você precisa recuperar informações ou itens.

Maneiras simples de se manter organizado no trabalho incluem o seguinte:

  • Arrumando sua mesa no final de cada dia.
  • Fazendo a distribuição periódica em grande escala de sua mesa ou área de trabalho.
  • Criando bons sistemas de arquivamento tanto em cópia impressa quanto em seu computador.
  • Planejando seu dia através de uma lista de tarefas, um planejador diário, um calendário ou qualquer outro método que o mantenha no caminho certo.
  • Mantendo seu calendário atualizado.
  • Sabendo o que você quer trabalhar.
  • Pensando mentalmente no seu dia e visualizando como você quer que ele se desdobre.
  • Priorizando seu tempo e tarefas.

21. Fique bem descansado / cuide-se bem

Assim como uma bateria recarregável precisa recarregar para manter seu suprimento de energia da mesma forma, as pessoas precisam descansar para poder executar a capacidade ideal.

A falta de descanso adequado pode levar ao esgotamento, estresse, fadiga, mau humor, esquecimento e diminuição da atenção.

Os benefícios do descanso incluem aumentar sua concentração, melhorar seu desempenho, aumentar a produtividade, reduzir o estresse, aumentar a energia e ter um bom comportamento.

Formas de descansar e recarregar incluem:

  • Dormir o suficiente.
  • Tirar férias ou folga.
  • Tirando uma soneca.
  • Tomando um passeio fora.
  • Exercício.
  • Desconectando no final de um dia de trabalho.

22. Delegação eficaz

Há momentos no escritório quando você simplesmente tem muito trabalho no seu prato.

Uma maneira de garantir que as tarefas sejam concluídas em tempo hábil é através da delegação . Se você não é um supervisor e precisa delegar trabalho aos colegas, discuta sua solicitação com seu chefe e então eles decidirão como atribuir o trabalho.

A delegação ajuda você a realizar trabalho ou resultados através de outras pessoas, especialmente se você estiver em uma posição de supervisão.

Os seguintes elementos são essenciais para que a delegação seja bem sucedida:

  • Dê instruções claras sobre suas expectativas, requisitos e o que precisa ser feito.
  • Fornecer informações suficientes sobre a tarefa a ser executada.
  • Dê um prazo para concluir o trabalho.
  • Certifique-se de que você esteja na mesma página em relação ao resultado final.
  • Identifique, avalie ou conheça o nível de habilidade da pessoa para a qual você está delegando, a fim de determinar quanto de mão será necessário.
  • Você pode precisar investir tempo adiantado em treinar os outros sobre como fazer as coisas e isso pode compensar mais tarde, uma vez que eles se sentem confortáveis ​​em fazer as tarefas.
  • Determine com que frequência fazer check-in para monitorar o progresso, dê feedback e resolva quaisquer dúvidas ou desafios.

Compartilhar o trabalho com outras pessoas ajuda-as a desenvolver habilidades, aumentar sua confiança e, com o tempo, a produtividade geral da equipe e da organização aumenta à medida que mais resultados são alcançados. 

23. Evite a procrastinação

A procrastinação é um assassino comum de produtividade. Procrastinação ocorre quando você adia fazer algo que você quer fazer ou é suposto fazer.

Também implica não esperar fazer uma tarefa difícil, chata ou demorada e adiá-la até que você não possa mais adiá-la.

As pessoas procrastinam por falta de interesse, falta de motivação, incerteza, indecisão, insegurança sobre como lidar com uma tarefa ou como proceder, medo do fracasso, sucesso ou o desconhecido, falta de planejamento ou falta de planejamento, falta de habilidades, não priorização e um hábito de fazer as coisas no último minuto.

Quebrar o hábito de procrastinar é essencial para ajudar a aumentar sua produtividade.

Os passos abaixo podem ajudar na busca de como parar de procrastinar:

  • Decida o que você deseja alcançar durante o dia.
  • Visualize como o trabalho ou resultado concluído seria semelhante.
  • Comece com tarefas fáceis e avance gradualmente para tarefas difíceis.
  • Trabalhe em uma pequena tarefa de cada vez.
  • Dê a si mesmo mini prazos e honre-os.
  • Construa gradualmente o momentum.
  • Agrupe tarefas semelhantes, como responder a e-mails, fazer chamadas telefônicas, combinar tarefas para que você as execute juntas.
  • Alternativamente, comece com uma tarefa difícil e passe para tarefas mais simples. Quando você obtém uma tarefa difícil fora do caminho, ela aumenta seu sentimento de realização e impulsiona você a deslizar alegremente através de outras tarefas.
  • Reserve algum tempo para lidar com circunstâncias imprevistas e interrupções.
  • Marque as tarefas que você completa e dê palmadinhas nas costas pelo progresso feito.
  • Esteja atento ou ciente de quando você cai em hábitos de procrastinação contraproducentes e se corrige de acordo.

24. tempo você mesmo

Para saber quanto tempo leva para concluir uma atividade específica, é vital que você se limite.

Isso ajuda a melhorar suas habilidades de estimativa de tempo. Saber quanto tempo leva para concluir uma tarefa ajuda a inserir e informar seu processo de planejamento.

Também ajuda a saber quanto trabalho você pode fazer em um dia típico.

Você pode ir além e acompanhar seus dias de trabalho por uma semana ou um mês. Listar cada atividade que você está fazendo em tempo real, em seguida, registrar o tempo que você começa e quando você terminar a tarefa.

Você pode fazer isso em uma planilha simples com quatro colunas da seguinte forma: data, hora de início, hora de término, tempo gasto e tarefa ou atividade.

Depois de uma semana ou um mês, revise seu registro de acompanhamento de tempo para analisar como você gastou seu tempo.

25. Planeje bem suas reuniões

Como ter uma reunião produtiva:

a) Antes da reunião

  • Qual é o propósito da reunião?
  • Quem deve participar da reunião?
  • Onde fica o local / local da reunião?
  • Qual é o tempo e a duração da reunião?
  • Prepare uma agenda.
  • Verifique os calendários para a disponibilidade das pessoas.
  • Reserve / reserve uma sala de reunião com antecedência / antecedência.
  • Convide os participantes da reunião.
  • Envie a agenda e qualquer material de leitura aos participantes antes da reunião / antes do tempo.
  • Atribuir funções de reunião, como o anotador oficial, cronometrista e líder.

 

b) Durante a reunião

  • Chegue cedo ao local da reunião para organizar a sala, se necessário, e ligue qualquer equipamento audiovisual que será usado.
  • Inicie a reunião a tempo.
  • Indique os objetivos desejados e delineie a agenda.
  • Se aplicável, revise os minutos e ações anteriores atribuídos.
  • Fique com a agenda.
  • Incentive os participantes a participarem e contribuírem para a discussão.
  • Tome boas notas durante as reuniões.
  • Atribuir itens de ação aos participantes.
  • Recapitule o que foi discutido, os resultados alcançados, os próximos passos e encerre a reunião.
  • Encerre a reunião a tempo.

 

c) Após a reunião

  • Prepare os minutos e circule-os o mais rápido possível.
  • Mantenha um arquivo / pasta para os minutos, notas da reunião, listas de presença, agendas e folhetos de apresentação / materiais de leitura.
  • Conclua todas as tarefas que você recebeu durante a reunião.
  • Acompanhar apropriadamente com outros participantes sobre os itens de ação atribuídos.
  • Reflita sobre como você pode melhorar seu desempenho de uma reunião para outra.

26. Peça esclarecimentos, feedback e ajuda

Três perguntas para melhorar sua eficácia ou desempenho no trabalho:

a.) Peça esclarecimentos

Quando você está confuso sobre algo ou não tem certeza sobre como fazer uma tarefa ou quando as instruções não estão claras, não tenha medo de pedir esclarecimentos.

Leva apenas alguns minutos para buscar esclarecimentos ou fazer perguntas relevantes e obter orientação, em vez de gastar o tempo fazendo uma tarefa de forma errada e, em seguida, ter que refazê-lo novamente, perdendo assim um tempo precioso.

Torne-se conhecido por estabelecer padrões elevados e fazer o trabalho certo na primeira vez.

 

b) Pedir feedback

Pedir feedback no trabalho de seu chefe, colegas e outras partes interessadas ajuda você a saber como está se saindo e descobre áreas e oportunidades de melhoria. Da mesma forma, o feedback ajuda você a crescer.

O valor do feedback aumenta quando é pontual ou dado o mais próximo possível da atividade ou ação que está sendo avaliada. Isso permite refletir e fazer correções rápidas.

Exemplos de perguntas que buscam feedback podem incluir: Como posso melhorar x? Como posso melhorar? Que dicas, sugestões ou conselhos você propõe para melhorar z? Como posso fazer melhor essa atividade ou tarefa? Você tem alguma preocupação? O que está funcionando bem?

Busque regularmente feedback para melhorar seu desempenho e produtividade e lembre-se sempre de agradecer às pessoas quando elas lhe derem feedback.

 

c.) Peça ajuda

Durante momentos em que você está preso, sobrecarregado ou simplesmente precisa de uma ajuda, não tenha medo de pedir ajuda. A desvantagem de não pedir ajuda pode ser mais arriscada do que simplesmente pedir ajuda.

Abaixo estão algumas dicas simples sobre como pedir ajuda no trabalho:

  • Determine quando pedir ajuda, como depois de ter tentado fazer uma tarefa sozinho e não ter conseguido.
  • Seja específico sobre o que você quer ser ajudado, ou seja, identificar o tipo de ajuda que você precisa.
  • Identifique quem pedir ajuda.
  • Explique quais opções você já tentou ou tentou.
  • Proponha soluções que possam funcionar à medida que você também busca orientação e outras perspectivas.
  • Se alguém não puder ajudá-lo, ele poderá encaminhá-lo a alguém que possa ou indicá-lo a recursos úteis.
  • Peça ajuda de um jeito legal.
  • Da mesma forma, esteja disposto a ajudar os outros.
  • Diga obrigado sempre que alguém te ajudar.

Intimamente relacionado a pedir ajuda está sendo um bom jogador de equipe. Cooperar e colaborar com os outros de forma eficaz para alcançar objetivos compartilhados e objetivos comuns.

27. Personalize e decore sua área de trabalho / estação de trabalho

Uma maneira simples de se sentir mais feliz em sua área de trabalho é personalizando e decorando-a. Isso faz com que sua estação de trabalho pareça mais agradável e você está ansioso para trabalhar nela.

Um ambiente de trabalho divertido ajuda você a se sentir mais confortável, relaxado e se sentir mais conectado à organização.

Antes de decorar a sua área de trabalho , é importante conhecer as regras da sua empresa sobre o que fazer e o que não pode fazer na decoração do escritório.

Tome sugestões de seu chefe e colegas sobre como eles decoraram sua área de trabalho.

A chave é não exagerar na decoração e personalizar de uma maneira elegante.

Formas simples de personalização consistem em:

  • Adicionando fotos de seus entes queridos, animais de estimação, lugares que você gosta etc.
  • Adicionando cores.
  • Incorporando plantas - estas podem ser reais ou artificiais, dependendo da sua preferência.
  • Suportes de acessórios coloridos ou artísticos, como porta-canetas, porta-cartões e porta-clipes.
  • Pendurando quadros e arte na parede.
  • Exibindo citações motivacionais.
  • Material de escritório bem organizado.
  • Fundo de área de trabalho colorido ou inspirador.

28. Adote boa postura

Na ocupação das tarefas diárias, é possível esquecer a importância de manter uma boa postura enquanto trabalha.

Quando você não se senta ou fica de pé adequadamente, isso pode levar ao cansaço muito mais rápido. Fadiga diminui a produtividade e reduz seus níveis de energia.

Má postura também pode levar a dores e dores, como dores nas costas e nas costas. Agachando-se e curvando-se sobre a mesa por períodos prolongados pode causar dor no ombro ou no pescoço e dores musculares.

Tome breves períodos de pausa onde você se move.

Adotar uma boa postura em que você se senta ereto ajuda a respirar bem, a ficar mais relaxado e a aumentar os níveis de confiança.

29. Melhore suas habilidades

Trabalhar na melhoria da sua experiência e conhecimento é um bom investimento que pode levar a um desempenho melhor e melhorado.

Quando você está armado com mais habilidades, ele ajuda a realizar suas tarefas com mais eficiência, encontrando maneiras melhores de fazer o trabalho, posicionando-se para o crescimento ou promoção da carreira e equipando você para lidar com trabalhos mais desafiadores.

Passos para empreender para melhorar suas habilidades incluem:

  • Identificando suas lacunas de habilidades ou áreas para melhoria.
  • Descobrir as habilidades necessárias para permanecer relevante e competitivo em seu campo escolhido.
  • Descobrir do seu chefe as áreas de melhoria ou falta de habilidades.
  • Preparar um plano de desenvolvimento profissional que identifique as habilidades a serem aprendidas, quando e como.
  • Aprendendo as novas habilidades.

Existe um elemento de custo envolvido em termos de dinheiro e tempo, dependendo do tipo de habilidade a ser aprendida.

As opções incluem pesquisar online por recursos de treinamento gratuitos ou dedicar um orçamento ao desenvolvimento profissional.

Recursos de treinamento pagos incluem voltar à escola, treinamento, cursos on-line, webinars, workshops e livros.

Áreas de amostra para crescimento e desenvolvimento profissional podem envolver comunicação, solução de problemas , negociação, gerenciamento de conflitos , liderança, gerenciamento, habilidades de computação, falar em público , habilidades de gerenciamento de tempo, etc.

30. Estudar e aprender com outras pessoas produtivas

Olhe em volta do seu escritório ou círculos de rede profissionais e identifique pessoas que tenham um histórico de alto desempenho e faça o seguinte:

  • Pergunte-lhes como planejam, organizam e gerenciam seu trabalho.
  • Descubra quais ferramentas, sistemas ou processos eles usam para se manter produtivo.
  • Passeie por pessoas produtivas / de melhor desempenho e veja como elas pensam, falam, trabalham e interagem com os outros.
  • Aprenda como eles lidam com incertezas, riscos, problemas e desafios.
  • Peça dicas e conselhos que você pode usar para melhorar sua eficiência.
  • Pergunte como eles gerenciam os prazos.
  • Pergunte como eles lidam com várias prioridades concorrentes e também como priorizam seu trabalho.
  • Saiba como eles se mantêm focados, inspirados e motivados.
  • Descubra como eles garantem que terminem o que começam. 

31. Pratique a arte de seguir

No ambiente de trabalho rápido de hoje, o trabalhador médio enfrenta várias prioridades concorrentes. É fácil que as coisas escorreguem pelas rachaduras ou sejam movidas para o queimador traseiro.

Daí a necessidade de praticar a arte do acompanhamento porque alguém pode não ter respondido a algo da primeira vez.

Os benefícios do acompanhamento incluem o seguinte: ele ajuda a descobrir o status de algo, pode ajudar a descobrir desafios ou atrasos em tempo hábil antes que seja tarde demais; ele age como um lembrete, por exemplo, lembrando as pessoas de um evento importante, atividade , reunião etc e cria um senso de urgência.

O acompanhamento ajuda a garantir ou confirmar se você está na mesma página ou se tem entendimento mútuo, por exemplo, repetir o que foi discutido em uma reunião permite uma oportunidade de esclarecimento e fornece um registro do que foi discutido ou acordado.

Quando você envia um e-mail, carta ou faz uma ligação telefônica e não há resposta, é prudente iniciar um acompanhamento.

Às vezes, você precisará fazer mais de um acompanhamento para obter uma resposta.

Quando você atribui tarefas a pessoas, é importante acompanhar o progresso em intervalos regulares e estar disponível para ajudar a resolver qualquer gargalo.

Agende acompanhamentos e lembretes em seu calendário. Você também pode sinalizar os e-mails para acompanhamento posterior.

Uma estratégia simples de acompanhar o trabalho com os colegas está começando por reafirmar seu pedido, dando uma breve explicação de por que você precisa da informação e mencionando um prazo de quando gostaria de receber uma resposta.

Você pode fazer follow ups através de e-mail, telefone, texto, mensagens instantâneas, correio de voz e o melhor de tudo é simplesmente conversar com a pessoa envolvida.

No lado comercial, o acompanhamento é crítico ao solicitar vendas, ao contato com os clientes, ao acompanhar os pagamentos e até mesmo expressar gratidão e reconhecimento.

O acompanhamento demonstra interesse, paixão, persistência e determinação. Ele atua como um catalisador para que suas solicitações sejam atendidas ou priorizadas.

O acompanhamento de partes interessadas internas e externas ajuda a descobrir o nível de satisfação do cliente e pode revelar problemas, reclamações ou insatisfação do cliente.

Isso subseqüentemente oferece a oportunidade de abordar as questões levantadas, levando a uma maior satisfação, maior retenção de clientes e repetição de vendas.

Acompanhar respeitosamente as perspectivas ajuda na construção de relacionamentos com clientes que podem levar a futuras oportunidades de negócios.

32. Use o seu tempo de viagem para o seu benefício

Você pode aumentar sua produtividade e obter uma vantagem inicial em seu dia, utilizando seu tempo de deslocamento.

A maioria das pessoas passa uma determinada parte do dia de trabalho indo e voltando do trabalho.

A segurança é a primeira prioridade quando se trata de dirigir. Se você estiver dirigindo, pode usar seu tempo de viagem para ouvir um audiolivro, um podcast ou uma conversa. Você também pode ouvir música inspiradora que eleva e energiza você.

Se você está viajando em um trem, ônibus, carona ou como passageiro, você pode fazer as seguintes atividades:

  • Verifique seus e-mails.
  • Responda a qualquer email, se puder.
  • Revise seu calendário.
  • Agendar compromissos e reuniões.
  • Escreva rascunhos de e-mails e notas.
  • Ouça o correio de voz.
  • Leia um livro.
  • Aprender novas habilidades.
  • Ouça um audiolivro, podcast, talk ou webinar pré-gravado.
  • Leia artigos do blog.
  • Rede com outros passageiros.
  • Pense em seus objetivos profissionais e pessoais.
  • Ouça música inspiradora ou assista a vídeos inspiradores.
  • Tire uma soneca.
  • Ao se deslocar de volta para casa, reflita sobre o seu dia e pense no que deseja realizar no dia seguinte.
  • No trajeto para casa, desconecte-se do seu trabalho e aguarde a noite.

33. Crie listas de verificação

Listas de verificação são uma maneira fácil de garantir que itens críticos, tarefas ou etapas tenham sido abordados.

Listas de verificação são comumente usadas antes, durante e depois de uma tarefa e podem ser agrupadas em três categorias, a saber: listas de verificação preliminares ou preparatórias, listas de verificação operacionais ou de procedimento e listas de verificação de avaliação ou avaliação.

Listas de verificação preparatórias ou pré-trabalho são usadas para preparar e organizar antes de empreender uma tarefa, como conduzir uma pesquisa preliminar, um exame preliminar, reunir, reunir, coletar e organizar o que é necessário antes do início do procedimento, fazer perguntas etc.

Listas de verificação operacionais podem ser usadas para documentar as etapas necessárias para executar ou concluir um processo ou procedimento.

Listas de verificação de avaliação são usadas para analisar, inspecionar ou avaliar se as etapas e procedimentos apropriados foram seguidos. Eles ajudam nos processos de auditoria realizados e auxiliam no controle de qualidade.

Um exemplo de uma lista de verificação de avaliação é uma lista de verificação de submissão para uma proposta ou um contrato que procurará descobrir se todos os documentos necessários foram incluídos, se os formatos apropriados foram cumpridos, se os documentos foram assinados, etc.

As listas de verificação geralmente apresentam caixas de seleção, uma série de respostas do tipo sim ou não ou seções para comentários. Além disso, as listas de verificação podem ser detalhadas ou breves, dependendo das circunstâncias.

As listas de verificação são especialmente úteis para tarefas, processos ou atividades repetitivas. Em vez de tentar lembrar de tudo, a lista de verificação serve como um guia para garantir que as etapas críticas não sejam negligenciadas ou esquecidas.

As listas de verificação são um bom assessor para gerenciar seu trabalho e melhorar sua eficiência.

O uso de listas de verificação ao longo do tempo ajuda a aumentar a competência e a confiança à medida que você se familiariza com as etapas necessárias para executar e concluir tarefas.

Você também pode melhorar e atualizar listas de verificação à medida que os processos mudam ou evoluem.

Benefícios do uso de listas de verificação no trabalho incluem:

  • Listas de verificação ajudam a economizar tempo.
  • Garantir consistência de saída e qualidade.
  • Servir como lembretes úteis de coisas para fazer.
  • Ajuda em fins de manutenção de registros.
  • Garante que você tenha coberto todas as bases.
  • São boas ferramentas de treinamento e delegação.
  • Tarefas complexas de divisão.
  • Mantém você organizado.
  • Para fins de avaliação.
  • Ajuda a evitar erros ou reduzir erros.
  • Acompanhando o progresso.

Uma maneira simples de criar uma lista de verificação de procedimentos envolve as seguintes etapas:

  • Identifique um processo, tarefa, atividade ou projeto específico que você deseja que seja o assunto da sua lista de verificação.
  • Pense em todo o processo.
  • Anote os passos críticos envolvidos.
  • Teste sua lista de verificação.
  • Faça melhorias na lista de verificação.
  • Pilote a lista de verificação com os colegas para obter seu feedback.
  • Refine a lista de verificação com base no feedback.
  • Coloque a lista de verificação para usar.

34. Termine o que você começou

Trabalho inacabado pesa-lo e dificulta a sua eficácia e saída de trabalho. Não é incomum encontrar-se crivado de projetos incompletos a qualquer momento.

Um mar de trabalho inacabado provoca estresse, preocupação e ansiedade. Pode ser esmagador pensar em como finalizar todo o trabalho incompleto no seu prato.

Razões para o trabalho incompleto incluem o perfeccionismo ou o trabalho não é bom o suficiente, sobre a análise, trabalhando em outras prioridades, sem saber o que fazer a seguir, perdendo a força, estimando o que você pode fazer, subestimando a quantidade de tempo e esforço necessário para complete uma atividade e pense que você precisa concluir uma grande tarefa de uma só vez.

A tentação de desistir torna-se mais forte quando você tem muito a fazer, quando o trabalho se torna mais difícil ou quando você trabalha muito e não está vendo nenhum resultado ou apenas resultados mínimos.

É preciso auto-disciplina, compromisso e determinação para ver as coisas apesar do esforço necessário e dos desafios encontrados.

As seguintes estratégias podem ajudá-lo a empurrar-se para a linha de chegada:

  • Comece reconhecendo o padrão recorrente de iniciar e não concluir tarefas.
  • Em que ponto você põe de lado ou abandona o trabalho e por quê?
  • Quais são os hábitos e comportamentos que você faz que prejudicam seu progresso?
  • Analise criticamente suas razões ou até mesmo desculpas por que você não termina seu trabalho.
  • Escolha um método ou plano de ação específico para seguir para concluir suas tarefas.
  • Refine e melhore seus métodos conforme apropriado.
  • Seja persistente, determinado e reúna sua força de vontade para honrar seus compromissos.
  • Fique atento quando você deixar as coisas caírem pelas rachaduras.
  • Reavaliar o que você começou a trabalhar, dividi-lo em tarefas menores e atribuir mini prazos ao longo do caminho.
  • Atribuir um prazo principal para quando grandes tarefas devem ser concluídas.
  • Mapeie seu progresso e veja visualmente o que você fez e também o que resta.
  • Competir com você mesmo, quebrando seus registros do passado - fazer mais do que você fez anteriormente.
  • Aprenda com seus fracassos e procure maneiras de se recuperar.
  • Seja motivado pelo poder de pequenos passos ou pequenas vitórias e marcos.
  • Imagine-se completando a tarefa.
  • Superar o medo do fracasso e ser julgado.
  • Identifique um mentor ou colega que possa mantê-lo responsável.
  • Desenvolva hábitos e rotinas que o levem a concluir seu trabalho.
  • Busque inspiração de outras pessoas que tenham um histórico de concluir seus projetos com sucesso.
  • Evite cair em hábitos auto-destrutivos que atrapalham seu progresso.

Depois de ter dominado a arte de terminar o que você começa, devolva ajudando os outros ou ensinando aos outros como completar com sucesso suas iniciativas.

35. Entenda a grande figura

Como o que você está fazendo se encaixa no quadro geral da empresa? Como é a visão aérea da sua organização? Como o seu papel contribui para o sucesso da empresa?

É fácil ser pego em tarefas diárias e esquecer de pensar em como o que você está fazendo se encaixa e suporta a grande figura da organização.

Entender como o seu trabalho suporta a missão geral dá uma sensação de motivação, envolvimento, inspiração e satisfação no trabalho enquanto você executa suas tarefas. Isso faz você se sentir mais conectado com a empresa.

De tempos em tempos, reserve um momento para refletir sobre a grande imagem de como tudo se encaixa, ou seja, como todos os pontos se conectam.

Pense ou visualize a empresa como um navio que está no oceano. Faça a si mesmo as principais perguntas, como: Para onde o navio está navegando e por quê? Como chegará ao seu destino? Quanta distância foi coberta até agora? Qual é o seu papel em manter o navio em curso?

Formas de entender e aprender sobre o quadro geral incluem o seguinte:

  • Perguntando por que a empresa existe?
  • Entender como sua equipe e departamento contribuem para o sucesso da empresa.
  • Aprendendo o que os outros estão fazendo.
  • Aprendendo sobre o que outros departamentos fazem.
  • Mantenha-se informado lendo o plano estratégico, o site e a intranet da empresa.
  • Assistir a treinamentos organizacionais.
  • Participar de todas as reuniões da equipe.
  • Lendo boletins e relatórios da empresa.
  • Reuniões departamentais com seu chefe e colegas.
  • Lembrando-se regularmente da missão e visão da empresa.
  • Brainstorming com outras ideias que podem melhorar a empresa.
  • Aprendendo o quadro geral sobre o ambiente externo em que a empresa opera, incluindo sua indústria e concorrência.

Benefícios do pensamento de imagem grande incluem:

  • Aumentando seu conhecimento e nível de conscientização sobre a organização.
  • Aumentando seu desempenho geral.
  • Fazendo melhorias para a sua contribuição e se esforçando para fazer a diferença.
  • Sugerir, fornecer ou apoiar ideias para melhoria contínua no local de trabalho.
  • Estar animado com o seu trabalho e sua contribuição.
  • Incentivar o espírito de mais trabalho em equipe, colaboração e compartilhamento de informações.

36. Melhore seu foco e concentração

Esta seção aborda o oposto de distrações externas e aborda situações em que você está trabalhando em uma tarefa e sua mente começa a perambular.

Como alguém coloca sua atenção na coleira? Como você pode melhorar seu foco?

É preciso esforço e força de vontade para prestar atenção prolongada a uma tarefa por um longo período de tempo.

Com determinação e bom planejamento, pode-se trabalhar para melhorar seu foco.

As etapas preliminares incluem dormir o suficiente, comer bem, manter-se hidratado, organizar seu trabalho e sua área de trabalho e desligar distrações comuns, como telefones celulares, alertas e mídias sociais.

Etapas simples para melhorar o foco em suas tarefas incluem o seguinte:

  • Comece determinando o máximo possível de uma tarefa.
  • Tenha um plano ou uma lista do que você quer fazer.
  • Obtenha tudo o que você precisa para trabalhar.
  • Desenvolva sua própria agenda ou rotina.
  • Dê a você mesmo prazos de quando realizar tarefas específicas.
  • Faça uma tarefa de cada vez.
  • Aumente progressivamente a quantidade de tempo que você pode trabalhar sem perder o foco.
  • Esteja ciente dos momentos em que você começa a perder o foco. Faça uma anotação mental desses gatilhos.
  • Mantenha um assento confortável ou uma postura de pé.
  • Predeterminar seus horários de check-in para endereços de e-mails, correios de voz, etc.
  • Quando a concentração diminuir depois de trabalhar por um período prolongado, faça uma pequena pausa e continue onde você parou.
  • Verifique periodicamente seu progresso em relação aos seus prazos.
  • Quando novos pensamentos ou ideias surgirem, anote-os para análise posterior.

37. Praticar gestão de risco

É sob circunstâncias raras que tudo acontece conforme o planejado. Faça concessões para circunstâncias imprevistas.

Emergências, circunstâncias imprevistas e riscos fazem parte do tecido da vida profissional.

Um processo de gerenciamento de riscos começa identificando os riscos potenciais que podem afetar a conclusão de um projeto ou uma tarefa importante, ou seja, perguntando o quê?

Depois de identificar o que pode dar errado, o próximo passo é preparar planos de backup ou planos de gerenciamento de riscos que serão implementados caso ocorra o risco.

Pensar e planejar antes que ocorra um risco ajuda a economizar tempo e ter mais controle quando um risco realmente acontece. Em outras palavras, ajuda você a ser mais responsivo.

Além disso, fique atento a riscos que geralmente se repetem ou se repetem novamente e desenvolvem medidas para evitar ou reduzir a gravidade do risco.

Por exemplo, se você está planejando um evento e está confiando em um fornecedor que tradicionalmente se atrasou na entrega dos suprimentos necessários, você pode pedir os suprimentos muito antes do que o normal ou identificar outro fornecedor para trabalhar.

Elementos de um plano de contingência simples ou plano de gerenciamento de risco podem consistir nos itens abaixo:

  • Qual é o risco?
  • Qual é a probabilidade do risco ocorrer?
  • Qual é o provável impacto do risco?
  • Como o risco pode ser evitado?
  • O que deve ser feito se o risco ocorrer?
  • Quem precisa ser notificado?
  • Quem deve fazer o que?
  • Quanto tempo levaria para lidar com o risco?
  • Em quanto tempo você seria capaz de voltar às suas tarefas diárias?

Causas de riscos no trabalho podem incluir atrasos, quebra de equipamentos, falta de recursos, déficits orçamentários, custos excessivos, ausências, subestimação do tempo necessário, perda de energia, informações incorretas e falta de informações.

Outras causas ou riscos são a falta de habilidades, perda de pessoal-chave, perda de clientes, mudanças tecnológicas, regulamentações governamentais, incêndios, arrombamentos, hacking, clima e desastres naturais, como inundações, terremotos, furacões etc.

38. Recompense-se por atingir grandes objetivos

É preciso esforço e determinação para atingir grandes objetivos.

Toda vez que você atingir um grande objetivo , reserve um momento para se recompensar e apreciar o fato de ter feito um bom trabalho ao atingir um marco.

Ter tempo para se recompensar prepara o terreno para o próximo grande objetivo. Isso motiva você a querer realizar mais e se esforçar para se apresentar em um nível mais alto.

Premiar seus esforços e ações dá a você uma sensação de satisfação e pode estimular o impulso criando um padrão de ações repetidas e refinadas que podem levar a mais sucesso no futuro.

Algumas maneiras de se recompensar podem incluir:

  • Fazer uma atividade divertida, como ir ao cinema, jantar ou sair com colegas, amigos ou entes queridos.
  • Indo ao ar livre, apreciando a paisagem, passeando ou fazendo jogging.
  • Tomando algum tempo fora.
  • Tratando-se de um spa.
  • Assistir a um filme, ler um livro, ouvir música ou dançar suas músicas favoritas.
  • Voluntariado e retribuir.
  • Aprendendo novas habilidades.

39. Refletir sobre o que você fez no final de cada dia

Um dia produtivo voa rápido. No final de cada dia, torne-se um hábito regular levar alguns minutos para pensar sobre o que você fez durante o dia de trabalho.

Faça uma rápida análise mental que responda às seguintes perguntas:

  • Como você gastou seu tempo?
  • Você realizou o que você se propôs a fazer?
  • Quais tarefas demoraram mais do que você esperava?
  • Quais novas prioridades surgiram durante o dia?
  • Quais distrações surgiram?
  • Quais interrupções ocorreram?
  • Quais tarefas você não tentou e por quê?
  • Quais problemas inesperados ou emergências surgiram durante o dia?
  • O que posso fazer melhor amanhã?
  • Qual é a primeira coisa que gostaria de abordar amanhã de manhã?

A lista de verificação acima lhe dará uma leitura rápida sobre o estado de saúde do seu dia de trabalho.

Em conclusão, a maior recompensa no final de cada dia produtivo é olhar para trás e ver que você realizou o que planejou fazer.